KVKK Formu

İDEA MODA KVKK 11. MD UYARINCA VERİ SAHİBİ BAŞVURU FORMU
 

1. BAŞVURAN KİŞİNİN BİLGİLERİ

• Ad-Soyad                       :……………………………………………………………………………..

• T.C. Kimlik numarası : ……………………………………………………………………………..

• Posta Adresi               : ……………………………………………………………………………..

• E-Posta Adresi             : ……………………………………………………………………………..

• Telefon numarası       : ……………………………………………………………………………..

• Başvuran kişinin "veli/ vasi yahut diğer yasal temsilci" olması halinde veri sahibinin Ad-Soyadı                                        : ……………………………………………………………………………..

2. İDEA İLE İLİŞKİNİZ
☐ Müşteri                                     
☐ Ticari ilişki (Ticari ilişkinin niteliğini belirtiniz)                                           
☐ Eski Personel ( çalıştığınız tarihleri belirtiniz)      
☐ İş Başvurusu / Özgeçmiş paylaşımı (  tarih belirtiniz)
☐ Diğer (lütfen belirtiniz)  ……………………………………
3. TALEBİNİZ
Kanun uyarınca aşağıdaki hususlarda talepte bulunabilirsiniz. Talebinizin başına X işareti koyunuz. Diğer hususlardaki talepler bu Kanun kapsamına girmemektedir, bu sebeple diğer konulardaki talepleri ilgili birimlere iletmenizi rica ediyoruz.  
☐ Şirketinizin hakkımda kişisel veri işleyip işlemediğini öğrenmek istiyorum. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.11/1(a)
☐ Eğer şirketiniz hakkımda kişisel veri işlenmişse bu hususta bilgi istiyorum.  Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.11/1(b)
 
☐ Eğer şirketiniz hakkımda kişisel veri işliyorsa işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığı hakkında bilgi talep ediyorum. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.11/1(c)
 
☐ Eğer benim kişisel verileri yurtiçinde veya yurtdışında üçüncü kişilere aktarılıyorsa, bu üçüncü kişileri bilmek istiyorum. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.11/1 (ç)
 
☐ Bana ait kişisel verilerin eksik veya yanlış işlendiği düşünüyorum ve bunların düzeltilmesini istiyorum. (bu seçeneği işaretlediyseniz Düzeltilmesini istediğiniz kişisel verinizi alttaki alanına yazınız ve doğru ve tamamlayıcı bilgileri gösteren belgeleri ek olarak gönderiniz. (Nüfus cüzdanı fotokopisi  vb.) Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.11/1 (d
 
☐ Bana ait kişisel verilerin kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalktığını düşünüyorum ve bu çerçevede kişisel verilerimin silinmesini talep ediyorum. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m 11/1 (e)
☐ Eksik ve yanlış işlendiğini düşündüğüm bana ait kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişiler nezdinde de düzeltilmesini istiyorum. (bu seçeneği işaretlediyseniz Düzeltilmesini istediğiniz kişisel verinizi alttaki alana yazınız, doğru ve tamamlayıcı bilgileri gösteren belgeleri ek olarak gönderiniz. (Nüfus cüzdanı fotokopisi, vb.) Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m 11/1 (f)
 
☐ Bana ait kişisel verilerin kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalktığını düşünüyorum ve bu çerçevede kişisel verilerimin aktarıldığı üçüncü kişiler nezdinde de silinmesini talep ediyorum. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m 11/1 (f)
☐ Şirketiniz tarafından işlenen bana ait kişisel verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edildiğini ve bu analiz neticesinde şahsım aleyhine bir sonuç doğduğunu düşünüyorum. Bu sonuca itiraz ediyorum. (Aleyhinize olduğunu düşündüğünüz analiz sonucunu alttaki alanına yazınız ve itirazınızı destekleyen belgeleri ek olarak gönderiniz.)  Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m 11/1 (g)
 
☐ Bana ait kişisel verilerin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğradım. Bu zararın tazminini talep ediyorum. (Kanuna aykırılığa konu olan hususu alttaki alanına yazınız ve destekleyici belgeleri ek olarak gönderiniz. Mahkeme kararı, Kurul kararı, Maddi zararın tutarını gösteren belgeler, vb.) Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m 11/1 (h)
Lütfen KVK Kanunu kapsamında yukarıda işaretlediğiniz talebinizi detaylı olarak aşağıda belirtiniz:
Lütfen başvurunuza dayanak göstermek istediğiniz ek belgeleriniz varsa belirtiniz ve dilekçeniz ekinde tarafımıza ulaştırınız.
5- CEVABIN HANGİ ADRESİNİZE GÖNDERİLMESİNİ İSTERSİNİZ
☐ Adresime gönderilmesini istiyorum.
☐ E-posta adresime gönderilmesini istiyorum.
☐ Elden teslim almak istiyorum. (Vekaleten teslim alınması durumunda noter tasdikli vekaletname olması gerekmektedir.)
 
İDEA, kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak 3. kişilerle paylaşımının önüne geçilebilmesi ve kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla, kimliğinizi tevsik edici ek bilgi ve belge talep etme hakkını her zaman saklı tutar.
İşbu başvuru formunda Şirket ile paylaştığım kişisel verilerin doğru ve güncel olduğunu, yetkisiz başvuru yapmadığımı, aksi halde söz konusu olabilecek her türlü hukuki ve/veya cezai sorumluluğun tarafıma ait olacağını bildiğimi kabul, beyan ve taahhüt ederim
 
Başvuranın Adı Soyadı ve İmzası
 
İDEA MODA
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA - İMHA
POLİTİKASI
HAZIRLAYAN                      : İNSAN KAYNAKLARI
ONAY                                    : ŞİRKET MÜDÜRÜ
 
SÜRÜM GEÇMİŞİ
 

Sürüm No	Sürüm Tarihi	Değişiklik Açıklaması
1	14/12/2021 yayınlama tarihi	TÜMÜ

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
İÇİNDEKİLER
                                                                                                          Sayfa numarası
A. AMAÇ VE KAPSAM.......................................................................................... 3
 
B. TANIMLAR ........................................................................................................3
 

3. POLİTİKANIN UYGULANMASI VE SORUMLULUKLAR....................................... 4

 
D. SAKLAMA ORTAMLARI .................................................................................... 4

1. Elektronik olmayan ortamlar……………………………………………………………..….4

1. Elektronik ortamlar……………………………………………………………………………….4

 
E.KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMASINA İLİŞKİN ESASLAR…………………………………………5

1. Saklamayı Gerekli Kılan Hukuki sebepler………………..………………………………5

1.  Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları…………………………………………………..5

1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması………………………………………………..5

1. Alınan İdari Tedbirler ………………………………………………………………………6

1. Alınan Teknik Tedbirler……………………………………………………………………6

4. Kişisel Verilerin Saklama Süreleri…………………………………………………………...8

 

6. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI…………………………………………………………………………..9

1. İmhayı Gerektiren Sebepler…………………………………………………………………9

1. İmha Teknikleri…………………………………………………………………………………….10

b.a. Kişisel Verilerin Silinmesi……………………………………………………………….10
b.b. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi………………………………………………………….11
b.c. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi………………………….…………….11

3. İmha Süreci ve Süreleri………………………………………………………………………….11

 
G- POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI ………………………………………….12
H- POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME ………………………………………………………………….….12
 
 
 
  

1. AMAÇ VE KAPSAM

İDEA MODA Kişisel Verilerin Saklama-İmha Politikası (“İDEA MODA KVK Politikası”) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
 
İDEA MODA, çalışanlar, çalışan adayları, müşteriler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup İDEA MODA’nın sahip olduğu ya da İDEA MODA’nca yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.
 

2. TANIMLAR

Mevzuatta ve aynı zamanda İDEA MODA KVK Politikası’nda kullanılan terimler aşağıda yer almaktadır.

1. Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü

1. Özel Nitelikli Kişisel Veri : Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.

1. Kişisel Veri Sahibi/ İlgili Kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; Müşteriler ve çalışanlar.

1. Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, önceden yapılmış bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,

1. Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

1. Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

1. İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,

1. Anonim Hale Getirme : Kişisel verinin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

1. Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,

1. Alıcı grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,

1. KVK Kanunu : 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

1. KVK Kurulu : Kişisel Verileri Koruma Kurulu.

1. KVK Kurumu : Kişisel Verileri Koruma Kurumu.

 
 

3. POLİTİKANIN UYGULANMASI VE SORUMLULUKLAR

 
İDEA MODA’nın tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.
 
Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları ve görev tanımları şu şekildedir:
 

• Şirket Müdürü   : Çalışanların politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur.

• İK Sorumlusu     : Politika’nın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur.

• Diğer birim personelleri: Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.

 

4. SAKLAMA ORTAMLARI

Kişisel veriler, aşağıda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır:

1. Elektronik olmayan ortamlar

1. Kağıt

1. Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları)

1. Yazılı, basılı, görsel ortamlar

2. Elektronik ortamlar

1. Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)

1. Yazılımlar (ofis yazılımları, Nebim, VCloud.)

1. Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. )

1. Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)

1. Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)

1. Optik diskler (CD, DVD vb.)

1. Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)

1. Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi

 

5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMASINA İLİŞKİN ESASLAR

İDEA MODA tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, müşteri ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edildikten sonra imha edilir.
 

1. Saklamayı Gerekli Kılan Hukuki sebepler: İDEA MODA tarafından kişisel veriler;

1. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu

1. 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

1. 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

1. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

1. 4857 sayılı İş Kanunu,

1. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

1. Vergi mevzuatı ile bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

 

2.  Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları: İDEA MODA, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklamaktadır.

 

1. İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.

1. Kurumsal iletişimi sağlamak.

1. Kurum güvenliğini sağlamak,

1. İstatistiksel çalışmalar yapabilmek.

1. İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek

1. Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.

1. Kurum ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.

1. Yasal raporlamalar yapmak.

1. İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü.

 

3. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

 
İDEA MODA, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, aktarılmasını, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini, veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, imkanlar dahilinde, korunacak verinin niteliğine göre gerekli her türlü tedbiri almaktadır. Bu kapsamda ;
 

1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini, Aktarılmasını Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için Alınan İdari Tedbirler şunlardır:

 

• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak çalışanlarını eğitmekte ve bilinçlendirmektedir.

• Kurum tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanların sözleşmelerine gizlilik şartı eklenmiştir.

• Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü İK yönetmeliğinde hazırlanmış ve personele sözleşmelerinin ekinde olarak teslim edilmiştir.

• Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Kurum tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.

• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.

• Kişisel verilerin aktarıma konu olduğu durumlarda, kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilmiş sözleşmelere, kişisel verilerin aktarıldığı tarafın veri güvenliğini sağlamaya yönelik yükümlülükleri yerine getireceğine ilişkin kayıtlar eklenmiştir. Bu kapsamda, aktarılan tarafın kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli her türlü tedbiri alacağı ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlerin uygulanmasını temin edeceği taahhüt altına alınmaktadır.

• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların güvenliği sağlanmaktadır.

• Kurum içi denetim yapılmaktadır.

 

2. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini, Aktarılmasını Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için Alınan Teknik Tedbirler şunlardır:

• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak, teknolojinin imkan verdiği ölçüde teknik önlemler alınmakta ve alınan önlemler gelişmelere paralel olarak güncellenmekte ve iyileştirilmektedir.

• Teknik konularda, uzman personel istihdam edilmektedir.

• Personeller tarafından işlenmekte olan kişisel verilere erişim yetkisi, belirlenen işleme amacı doğrultusunda ilgili şirket çalışanı ile sınırlandırılmaktadır.

• Sunucu bilgisayar ve veri depolama sistemlerinin teknik yönetim faaliyetlerinin yerine getirilmesini sağlamak, bu kapsamda;

1. İDEA MODA’nın teknik altyapısı dahilinde kullanılan sunucu sistem donanımlarının ve bunların üstünde servis veren MS Windows işletim sistemlerinin, kullanıcı ihtiyaçlarını belirleme, tedarik, kurulum, konfigürasyon, patching, kapasite planlama, performans ayarlamaları, operasyon, yedekleme, yedeklerden geri dönme, vb. gibi teknik yönetim ve dokümantasyon fonksiyonlarının yerine getirilmesi,

1. Sunucu kullanıcı aktivasyon/de-aktivasyon, konfigürasyon ve yetkilendirme çalışmalarının yerine getirilmesi,

1. Sunucular üstünde sanallaştırma ve sanallaştırma performans optimizasyonu çalışmalarının yerine getirilmesi,

1. Sunuculara entegre olarak çalışan veya SAN/NAS yapısında olan depolama sistemlerinin günlük monitör edilme işlemlerinin yerine getirilmesi, doluluk/kapasite planlarının yapılması, yedekleme/yedekten geri dönme işlemlerinin yerine getirilmesi,

1. Sunucu ve depolama sistemlerinin yazılım ve donanımlarının sistem entegrasyonu, test, kalite kontrolü̈ çalışmalarının yerine getirilmesi, devreye alınan donanım, işletim sistemi veya uygulama modüllerinin sağlıklı olarak hizmet verdiğinin sürekli kontrol edilmesi, düzeltme/geliştirme/iyileştirme/verimlilik artırma gibi bakım ve işletim faaliyetlerinin yerine getirilmesi,

1. Sunucu sistemlerinin ve bu sistemler üzerinde çalışan tüm servislerin günlük monitör edilme işlemlerinin yerine getirilmesi, tüm sunucu donanım ve servislerinin çalışır durumda olduğunun kontrolü̈, normal-dışı kapanan sunucu veya servisler için koruyucu ve düzeltici önlemlerin alınması, sistem log'larının konfigürasyon ve kontrol çalışmalarının yerine getirilmesi,

1. Sunucu donanımları, işletim sistemleri, depolama sistemleri ve uygulama yazılımlarıyla ilgili, temel seviyedeki son kullanıcı kullanım kılavuzlarının hazırlanması ve güncellenmesi, son kullanıcı eğitimlerinin verilmesi,

1. Sunucu sistemlerinin en yetkili erişim şifrelerinin yönetilmesi ve güvenliğinin sağlanması,

1. Sunucu donanımları ve işletim sistemleri alanındaki yeni teknolojilerin takip edilmesi ve kurumun altyapısına uyarlanması işlemlerini yürütülmektedir.

• E-posta sistemleri, Web Sunucuları, SMTP, POP, IMAP, LDAP, FTP, SNMP, DNS, gibi temel uygulama ve protokollerin teknik yönetim faaliyetlerinin yerine getirmek, bu kapsamda;

1. İDEA MODA’nın teknik altyapısı dahilinde kullanılan e-posta sunucu sisteminin kullanıcı aktivasyon/de-aktivasyon/yönlendirme, konfigürasyon, patching, kapasite planlama, performans ayarlamaları, yedekleme, yedeklerden geri dönme, vb. gibi teknik yönetim, operasyon ve dokümantasyon fonksiyonlarının yerine getirilmesi,

1. E-posta sistemlerinin altyapısında hizmet veren SMTP, POP, IMAP protokollerinin yönetim/konfigürasyon ve dokümantasyon fonksiyonlarının yerine getirilmesi,

1. Sistem kullanıcılarının yönetimi ve LDAP protokolünün konfigürasyonu/yönetimi/ yedeklenmesi/yetkilendirilmesi çalışmalarının yerine getirilmesi,

1. FTP alanı açma, DNS domain/sub-domain tanımlama, vb. gibi operasyonel çalışmaların yerine getirilmesi,

1. E-posta, LDAP, FTP, DNS, vb. tanımlaması gerektiren son-kullanıcı taleplerinin, İDEA MODA’nın ilgili prosedür/politika ve standartlara uygun olarak yerine getirilmesinin sağlanması; standart dışı, LDAP, E-mail, sub-domain tanımlamalarının ve veri kirliliğinin önüne geçilmesi için gerekli tedbirlerin alınması ve uygulanması,

1. Uygulama sistemlerinin en yetkili erişim şifrelerinin yönetilmesi ve güvenliğinin sağlanması,

1. E-posta sunucuları ve uygulamaları alanındaki yeni teknolojilerin takip edilmesi ve kurumun altyapısına uyarlanması işlerini yürütülmektedir.

• Veritabanı yönetim sistemlerinin, teknik yönetim faaliyetlerini yerine getirmek, bu kapsamda;

1. İDEA MODA’nın teknik altyapısı dahilinde kullanılan Oracle/MS-SQL/MYSQL, vb. tüm veritabanı yönetim sistemlerinin kullanıcı ihtiyaçlarını belirleme, tedarik, kurulum, konfigürasyon, patching, kapasite planlama, performans ayarlamaları, operasyon, yedekleme, yedeklerden geri dönme, vb. gibi teknik yönetim ve dokümantasyon fonksiyonlarının yerine getirilmesi,

1. Veritabanı SQL scripting çalışmalarının yerine getirilmesi,

1. Veritabanı kullanıcı aktivasyon/de-aktivasyon, konfigürasyon ve yetkilendirme çalışmalarının yerine getirilmesi,

1. İDEA MODA dahilindeki tüm sistemlerin veri yapılarının birbirleriyle entegrasyonu, test, kalite kontrolü̈ çalışmalarının yerine getirilmesi, veri bütünlüğünün sağlanması. Veri duplikasyonunun önüne geçecek önlemlerin alınması, veri altyapısının sağlıklı olarak hizmet verdiğinin sürekli kontrol edilmesi, düzeltme/geliştirme/iyileştirme/verimlilik artırma gibi bakım ve işletim faaliyetlerinin yerine getirilmesi,

1. Veritabanı yönetim sistemlerinin en yetkili erişim şifrelerinin yönetilmesi ve güvenliğinin sağlanması işlemlerini yürütülmektedir.

 

4. Kişisel Verilerin Saklama Süreleri  

 
Kişisel verilerin süreç bazında saklama süreleri aşağıdaki gibidir:
 

Sözleşmeler	Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl
Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin tüm Kayıtlar	10 yıl
Ticari Elektronik Mail Onay Kayıtları	Onayın geri alındığı tarihten  itibaren 1 Yıl
Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler	Hukuki ilişki son erdikten sonra 10 Yıl
SGK Mevzuatı kapsamında tutulan veriler (Örn: İşe giriş bildirgeleri, pirim/hizmet belgeleri vb.)	İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
İş Kanunu Kapsamında Saklanan Özlük Dosyasına İlişkin Veriler	İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
İş Kanunu Kapsamında Saklanan Veriler (Örn. Kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, kötüniyet tazminatı, eşit davranma ilkesine aykırılık tazminatına konu olabilecek bilgiler, bordro kayıtları, yıllık izin gün sayısı vb.)	İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 5 Yıl
İş Sağlığı ve Güvenliği Mevzuatı Kapsamında Toplanan Veriler (Örn: İşe giriş sağlık testleri, sağlık raporları, İSG Eğitimleri, İş Sağlığı ve Güvenliği faaliyetlerine ilişkin kayıtlar vb.)	İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 15 Yıl
İş Kanunu Uyarınca: Çalışan ile ilgili Mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması	İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
İş Başvurusu/Staj Başvurusu/ Başvuru Kabul Edilmediği Takdirde Aday Başvurularına İlişkin Veriler (Örn: CV, Özgeçmiş, Cover Letter, Başvuru Formu vb.)	3 ay
Çalışanların Kişisel Verilerinin Yer Aldığı Ortamlara İlişkin Yaptığı Erişimlerin Log Kayıtları	İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
Vergisel Kayıtlara İlişkin Kişisel Veriler	5 Yıl
Fatura/Gider Pusulası/Makbuz gibi Vergi Usul Kanunu Uyarınca Tutulması gereken Belgelerle işlenen Kişisel Veriler	5 Yıl
Şirket Faaliyetleri Uyarınca, Saklanması Gereken Ticari Defterler, Ticari Defterlerde Yer Alan Kayıtlara Dayanarak Oluşturulan Belgeler, Finansal Tablolar vb. İşlenen Kişisel Veriler	10 Yıl
CCTV Kameraları Uyarınca Güvenlik Amaçlı Olarak İşlenen Kişisel Veriler (Kamera Kayıtları	3 Ay
Seminer/ Toplantı Katılımcıların Kaydı	Etkinliğin Sona ermesinden İtibaren 2 Yıl
Kurum İletişim Faaliyetleri	Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
İnsan Kaynakları Süreçleri	Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Kişisel Verileri Koruma Kurulu İşlemleri	10 yıl

 
 
 

6. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

1. İmhayı Gerektiren Sebepler: Kişisel veriler aşağıdaki durumlarda İDEA MODA tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir;

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,

• Kurumun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında,

 

2. İmha Teknikleri: İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, İDEA MODA tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir

 
b.a. Kişisel Verilerin Silinmesi

• Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler; Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

 

• Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

 

• Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kişisel Veriler Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.

 

• Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler: Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

b.b. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

• Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

 

• Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler: Yer Alan Kişisel Veriler Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

 
b.c. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel veriler, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilir.
 

3. İmha Süreci ve Süreleri

 
 
 
c.a. İDEA MODA’nda saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi IT Koordinatörlüğü tarafından yerine getirilir.
c.b. Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, İDEA MODA’nda saklama süreleri sona eren kişisel verileri resen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını seçilir. İlgili kişinin talebi ile kişisel verilerin imhası halinde  halinde, uygun yöntemi gerekçesini açıklanmak suretiyle, uygun yöntem seçilir ve uygulanır.
c.c. Periyodik imha süresi: Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince İDEA MODA’nda her yıl Nisan ve Ekim aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
Kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
c.d. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.
 
c.e. Kişisel verileri ilgili kişinin talep etmesi durumunda silme ve yok etme süreleri: İlgili kişi, Kanunun 11 inci ve 13 üncü maddelerine istinaden İDEA MODA’na başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etmesi halinde;

• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; en geç otuz gün içinde, talebe konu kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir ve ilgili kişiye bilgi verilir.

• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa, ilgili kişinin talebi üçüncü kişiye bildirilir; üçüncü kişi nezdinde Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliği kapsamında gerekli işlemlerin yapılması temin edilir.

• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa;  en geç otuz gün içinde, gerekçesi açıklanarak reddedilir ve cevabı ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirilir

 
G- POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI
Politika dokümanı, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da VERİ SORUMLUSU İRTİBAT KİŞİSİ TARAFINDAN dosyasında saklanır.
 
H- POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME
Şirket Müdürü tarafından onaylandığı andan itibaren yürürlüğe girer. Bu Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. Şirket Müdürü onayıyla işbu Politika içerisinde değişiklik yapılabilecek ve yürürlüğe konabilecektir. İşbu Politika’ya bağlı olarak düzenlenecek, bu Politika’nın içerisinde belirtilen hususların belli konular özelinde ne şekilde icra edileceğini belirtecek uygulama kuralları ilgili yönetmeliklere eklenmek şeklinde düzenlenecektir. İDEA MODA KVK Politikası internet sitesinde yayımlanarak kamuoyuna sunulmuşt

ur. Başta KVK Kanunu olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile işbu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.